Zwecks Prüfungsmöglichkeit seitens Steuerbehörden gilt in Österreich für alle Buchhaltungsunterlagen und dazugehörige Aufzeichnungen eine Aufbewahrungspflicht von 7 Jahren.
So sind zum Beispiel die Steuerbelege für das gesamt Jahr 2016 bis Ende 2023 aufzubewahren, erst dann können diese (außer in Ausnahmefällen, siehe weiter unten) der Vernichtung zugeführt werden. Beachten Sie dabei auch unbedingt die Regel zur Datenschutzgrundverordung.
Die eingangs erwähnten Unterlagen können z.B. Kontoauszüge sein (diese können zwar nachbestellt werden, dafür verrechnen die Banken dann aber gerne Gebühren...) und natürlich jede Menge an Belegen wie z.B. Ein- und Ausgangsrechnungen, Zahlscheine, Kreditkartenabrechnungen, Provisionsabrechnungen, Geschäftspapiere wie Verträge und Vereinbarungen usw.
Dieser Tage wird im modernen Büro natürlich immer häufiger die "Zettelwirtschaft" via EDV erledigt - nicht jedes Schriftstück muss durch den Drucker zu Papier gemacht werden. Dabei sollte man aber einerseits ein leicht verständliches Ablagesystem (Ordnersystem) haben und andererseits auch sehr darauf achten, dass man die Aufzeichnungen auch regelmäßig sichert.
So manche Buchhaltung bzw. deren Grundlage wurde nämlich schon durch Festplattencrashes, Laptopdiebstahl, irrtümliches Löschen etc. vernichtet - die Wiederherstellung gestaltet sich dann in der Regel sehr sehr mühsam und auch teuer!
Auch längere Aufbewahrungsfristen gibt es: Bei Grundstücke betreffende Aufzeichnungen z.B. 12 oder gar 22 Jahre.
Sind laufende Abgabenverfahren (Steuerverfahren) oder Gerichtsverfahren betreffend normalerweise "verjährter Aufzeichnungspflicht" anhängig, so sind diese Unterlage weiterhin (bis auf Widerruf) aufzubewahren.
Geldmarie-Linktipp: