Viele Angestellte sowie auch jede Menge Selbständige müssen ein Fahrtenbuch führen. Denn Sie benützen ihr eigenes Fahrzeug im Zuge einer Dienstreise und sind somit zur Aufzeichnung gegenüber dem Arbeitgeber (der Kilometergeld vergütet) oder/und dem Finanzamt verpflichtet.
Auch wenn das Fahrtenbuchschreiben eine sehr mühsame Sache ist - es lohnt sich sehr oft. Denn alle Selbständigen, welche ein Fahrtenbuch führen müssen, können damit das amtliche Kilometergeld bei der Einkommensteuererklärung als Betriebsaufwand verrechnen. Auch die Angestellten, die nur einen Teil des Kilometergeldes vom Arbeitgeber erhalten (oder eine Kilometerlimitierung haben) können sich vom Fiskus einiges an Geld zurückholen.
Prinzipiell können Sie Ihre Aufzeichnungen auch auf einem "Kaaszettel" machen - wesentlich ist, dass einerseits Ihr Arbeitgeber (wenn vorhanden) und andererseits auch das Finanzamt das Fahrtenbuch und dessen Inhalt anerkennt, weil dieser nachvollziehbar ist. Je exakter die Aufzeichnungen, desto glaubwürdiger.
Das Fahrtenbuch muss zwar der Einkommensteuererklärung oder der Arbeitnehmerveranlagung nicht beigelegt werden, muss aber jederzeit auf Verlangen des Finanzamts vorgelegt werden können. Ein Übereinstimmen der Aufzeichnungen im Fahrtenbuch mit dem aktuellen Kilometerstand des betreffenden Fahrzeugs bzw. auch mit dem Überprüfungsgutachten sollte demnach logischerweise gegeben sein.
Seit 2007 wird auch häufig die Führung einer Excel-Liste in elektronischer Form nicht mehr akzeptiert. Das Führen einer Excel-Liste kann zwar nach wie vor anerkannt werden (insbesondere, wenn die Aufzeichnungen darin logisch und nachvollziehbar sind), Excel-Listen bieten jedoch (ausjudiziert) die Möglichkeit der nachträglichen Manipulation. Es kann also durchaus sein, dass Sie mit einer Excel-Datei Probleme bekommen...muss aber nicht sein. Reine Ermessenssache des Finanzreferenten.
Das macht tatsächlich die Arbeit (und damit auch den Betrug) schwerer: Händische Aufzeichnungen sind sehr mühsam - auch die ehrlichen Steuerpflichtigen haben mit einem handschriftlichen Fahrtenbuch einen beträchtlichen Mehraufwand.
Ob Sie nun unsere Excel-Datei (unten als Download) als Rechenprogramm verwenden oder ob Sie diese Liste einfach ausdrucken und dann händisch ausfüllen bleibt also Ihnen überlassen. Vielleicht im Vorfeld Ihren Steuerberater oder auch den zuständigen Finanzamtreferenten fragen - das könnte Ihnen einige Mühe und auch nachträgliche Probleme ersparen.
Das untenstehende Fahrtenbuch (.xls-Format) können Sie jedenfalls downloaden und auf Ihre Bedürfnisse adaptieren. Ob elektronisch oder klassisch - mit dieser Vorlage (welche für einen Kalendermonat gedacht ist) ist beides möglich.
Gute Fahrt mit dem Fahrtenbuch!